Para as compras dos governos federal, estadual, municipal, autarquias e fundações, é necessário realizar uma licitação ou uma contratação direta. O vencedor da licitação ou da contratação direta Registra os preços oferecidos numa Ata de Registro de Preços. Com o produto ou serviço registrado, o sistema entende que por 1 ano o preço vigente pode ser utilizado para contratação de qualquer órgão público, sem necessidade de uma nova licitação.

Uma vez registrados os preços de produtos ou serviços para futuras contratações, o fornecedor tem garatidas na Ata de registro de Preços as condições para fechar o contrato de compra com o órgão ou entidade gerenciadora da licitação. Outros órgãos podem aderir a essas Atas de Registro de Preços e pegar "carona", evitando mais uma licitação para os mesmos produtos ou serviços.

Como a Ata de Registro de Preços tem duração de 1 ano e pode ser prorrogada por mais 1 ano, se a licitação ou compra direta permitir, qualquer órgão público pode utilizar esse registro para contratar o produto ou serviço nas mesmas condições do órgão que realizou a licitação. O comprador faz uma pesquisa no sistema de compras do governo e, se houver o produto ou serviço já registrado, solicita adesão ao órgão gerenciador da Ata de Registro de Preços. A pesquisa pode ser feita no botão: